Les registres officiels obligatoires

1. Le registre des élèves inscrits

La circulaire 91-220 du 30 juillet 1991 a modernisé le contenu du registre matricule et l’a renommé ; elle indique que : "Le registre des élèves inscrits constitue à la fois une mémoire et un outil de gestion permettant aux autorités hiérarchiques de procéder aisément à des contrôles périodiques sur les effectifs. Il doit donc être fiable et régulièrement tenu à jour par la directrice ou le directeur d'école".

Une maquette du registre est présentée en annexe de la circulaire : l’identification de l’école et la période pendant laquelle il a été utilisé doivent être inscrits en première page, un texte réglementaire sur les conditions d’utilisation en deuxième page. Il doit comporter 7 colonnes : nom et prénoms des élèves, date de naissance, nom et domicile des parents ou de la personne à qui l’enfant est confié (avec l'autorisation ou non des parents pour communiquer cette adresse aux associations de parents d'élèves), école fréquentée auparavant (adresse de l’école et date d’effet du certificat de radiation), date d’inscription à l’école, date de radiation, observations éventuelles (coordonnées de l’école ou du collège où l’enfant part).

Le fichier Base élèves ne dispense pas du registre papier ainsi que le rappelle la circulaire n° 2014-088 du 9 juillet 2014 sur le règlement type départemental des écoles maternelles et élémentaires publiques : "Le directeur d'école est responsable de la tenue du registre des élèves inscrits et de la mise à jour de la base élèves 1er degré. Il veille à l'exactitude et à l'actualisation des renseignements qui figurent sur ces documents".

Le registre comporte aussi, à la fin, des fiches annuelles des effectifs qui doivent être actualisées en cours d'année en fonction des inscriptions et des radiations.

Les informations du registre des élèves inscrits ne peuvent être communiquées qu'aux services académiques et à la mairie. les parents peuvent avoir accès aux données les concernant pour rectification.

Ces registres doivent être conservés à l'école sans limite de durée : à leur majorité, par exemple, d’anciens élèves peuvent venir demander un certificat de scolarité.

2. Le registre des délibérations du conseil d'école

On y conservera le procès-verbal des élections des représentants de parents d'élèves, l'ordre du jour de chaque conseil d'école, ainsi que son compte-rendu. Celui-ci sera rédigé par le se...